Hybriditilaisuuden tekninen toteutus vaihtelee suuresti. Välillä tilaisuus joudutaan järjestämään yhden tai useamman kannettavan tietokoneen voimin, välillä on käytössä kyseiseen toimintatapaan räätälöity tila. Oleellista on kuitenkin sopeutua tilaisuudessa käytettäviin laitteisiin ja pyrkiä takaamaan perusasiat.

Yksi vetäjä – yksi kannettava tietokone. Välillä joudutaan tilanteeseen, jossa yksi henkilö vetää hybriditilaisuutta yhdellä laitteella ilman erillisiä mikrofoneja tai kameroita. Tällöin tilaisuuden vetäjä joutuu tarvittaessa toistamaan muiden liveosallistujien puheenvuorot etäosallistujille. Liveosallistujien kuvaaminen kannattaa jättää pois ja tyytyä kuvaamaan vain tilaisuuden vetäjää.

Jos hybriditilaisuuksia järjestää usein ja on hankintabudjettia, kannattaa harkita 1-2 langattoman konferenssikaiuttimen (yhdistetty kaiutin ja mikrofoni) hankintaa. Pienessä tilassa pärjää usein yhdellä kokousmikrofonilla ja kaikkien osallistujien ääni saadaan sujuvasti kuulumaan etäosallistujille. Kahden mikrofonin parittaminen keskenään mahdollistaa isommankin tilan mikittämisen sujuvasti. Langattoman mikrofonin voi liittää usb-johdolla lataukseen, näin virta riittää pidempäänkin tilaisuuteen. Kokousmikrofonien käytöstä kannattaa viestiä selvästi lähiosallistujille, näin vältytään ylimääräisen puheen aiheuttamilta häiriöiltä. Monet yliopistot käyttävät Jabran 710-konferenssikaiutinta, se on todettu hinta-laatusuhteeltaan (noin 250euroa kpl) hyväksi ja pienen kokonsa ansiosta sitä on helppo kantaa mukana.

Oman laitteen äänenlaatua on helppo parantaa ulkoisella mikrofonilla. Eoppimiskeskuksen Jukan repusta löytyy usein Roden videomic go2 -mikrofoni (hinta 100 euroa) seuraavista syistä. Kyseinen mikrofoni toimii 3,5 millimetrin tai usb-c liitännällä, tämä mahdollistaa liittämisen helposti mobiililaitteisiin. Mobiililaitteeseen voi liittää kerralla kaksi mikrofonia erikseen ostettavan Rode ai-micro -äänikortin avulla. Usb-c liitäntää käytettäessä toista liitäntää voidaan hyödyntää äänen monitorointiin kytkemällä kuulokkeet siihen. Tätä mikrofonia voidaan helposti kierrättää tilaisuudessa puhujalta toiselle. Lisäksi kyseisen mikrofonin suuntakuvio nappaa tehokkaasti ääntä vain yhdestä suunnasta ja parantaa näin puhujan äänenlaatua meluisissa olosuhteissa (kokousmikrofoniksi laite ei tämän vuoksi sovi). Rode ai-micro -äänikorttia voidaan käyttää myös lavalier-mikrofonin kanssa. Näin tilaisuuden vetäjä voi liikkua vapaasti, mutta hänen äänensä kuuluu koko ajan laadukkaasti etäosallistujille mobiiliyhteyden kautta.

Hyvän kameran valintaan on monia perusteluja. 100-200 euron hintaluokasta löytyy monia erilaisia kameroita, joista osassa on laajempi kuvakulma, joka mahdollistaa koko kokoustilan kuvaamisen. Yhden parhaimmista kuvanlaaduista tarjoaa Elgaton facecam. Usein webkameran säätömahdollisuudet ovat kovin rajatut, sovellusartikkelissa annetaan pari vinkkiä webkameran säätämiseen ja mm. zoomausominaisuuden käyttämiseen. Webkameraa korkealaatuisempi vaihtoehto on pieni järjestelmäkamera, joiden käyttäminen videoneuvotteluissa vaatii tavallisesti tietokoneen ja kameran väliin videomikserin tai videokaapparin. Osa kameroista (esim. Sony zv-10) toimii kuitenkin web-kamerana ilman erillistä laitetta.

Helpoin tapa yhdistää useita kameroita ja mikrofoneja yhteen tietokoneeseen on videomikseri. Laitteet kytketään videomikseriin, joka kytketään usb-kaapelilla tietokoneeseen. Tietokone tunnistaa videomikserin tavalliseksi web-kameraksi ja mikrofoniksi. Tämän jälkeen videomikserin painikkeilla ohjataan haluttuja toimintoja, esimerkiksi kameroiden näkymistä, mikrofonien päällä olemista, kuva kuvassa toimintoja ja niin edelleen. Hybriditilaisuudessa videomikseriä voi hyödyntää esim. eri pöydissä olevien mikrofonien manuaaliseen päälle/pois-kytkemiseen ja useiden kameroiden hyödyntämiseen tai kuva-kuvassa toimintoihin. Laitteeseen voi liittää myös mobiililaitteita erillisiksi kameroiksi, tällöin vaaditaan mobiililaitteen ja hdmi-kaapelin väliin sopiva adapteri. Suosituin videomikseri on Atem mini, jonka halvin versio maksaa noin 400 euroa.

Usein yhdellä laitteella operoitaessa ja esim. ruudunjakoa tehtäessä jää helposti osa toiminnoista piiloon. Tällöin nopeasti eri toimintojen käyttäminen helpottuu erillisen ohjaimen avulla. Esimerkki tällaisesta ohjaimesta on streamdeck + -ohjain, joka liitetään tietokoneeseen ja sillä voidaan esim. hallinnoida zoomia tai antaa web-kameralle toimintoja (mm. zoomaus), jotka eivät muuten ole mahdollisia. Saman ohjaimen avulla voi helposti hallinnoida esim. äänenvoimakkuutta kääntöpainikkeiden ansioista.

Ohjaimen toiminnot saa käyttöön myös pelkän sovelluksen ja mobiililaitteen avulla. Streamdeck -sovellus mahdollistaa mobiililaitteen hyödyntämisen ohjaimena. Erilaisten kustomoitavien painikkeiden avulla voit hallinnoida esimerkiksi Zoomissa oman mikrofonien aukioloa tai vaientaa muut kokouksen etäosallistujat. Tämä helpottaa hybriditilaisuuden hallinnointia huomattavasti, kun mobiililaitteella pystyy käyttämään tärkeimpiä toimintoja.

Onko sinulla joku erittäin toimiva laiteratkaisu tai jokin muu vinkki laitteisiin? Kommentoi tämän julkaisun alle.

Kirjoittaja
Jukka Lehtoranta

Kuvituskuvat: Pexels.com