Osallistujan on helppo tunnistaa hyvä hybriditilaisuus – jälkikäteen. Hybriditilaisuuden onnistunut järjestäminen vaihtelevilla resursseilla vaatii paljon osaamista ja kykyä sopeutua erilaisiin tilanteisiin. Tässä kirjoituksessa annetaan vinkkejä hybriditilaisuuden järjestämiseen. Näiden ohjeiden avulla vältyt Jukan hybridipainajaisen kaltaisilta tilanteilta. Teknisiä ratkaisuja ja sovelluksia esiteltiin edellisessä Hybriditoteutusten laitenurkkaus -kirjoituksessa.

Ideaalitilanteessa hybriditilaisuutta luotsaa aina vähintään kaksi henkilöä, mutta usein tämä ei kuitenkaan ole mahdollista. Yksikin henkilö voi onnistuneesti huomioida tilaisuuden aikana livenä ja etänä osallistuvat. Tämä vaatii kuitenkin ennakkovalmistautumista ja käytännön järjestelyjä. Alla on listattu muutamia tärkeitä asioita:

• Sanoita tilaisuuden kulku etukäteen ja tilaisuuden alussa myös hybridiosallistujan näkökulmasta. Näin osallistujat saavat etukäteen tiedon siitä, miten he voivat osallistua, pyytää puheenvuoroa ja millainen tekninen toteutus tilassa on (esim. kuuluuko puhe kaikille vai vain vetäjälle jne).
• Ole aikatietoinen ja pysy aikataulussa. Hybridiosallistujan osallistumista helpottaa, kun ilmoitettuun aikatauluun voi luottaa ja esimerkiksi tauoilta palataan ajallaan.
• Ole tavoitettavissa koko ajan. Ilmoita etukäteen, mitä kautta sinuun saa yhteyden ja mitä kautta viestit hybridiosallistujille esim. ruokatauon venymisestä. Näin vältetään se tilanne, että hybridiosallistujat roikkuvat puoli tuntia tauon jälkeen odotushuoneessa ihmettelemässä.
• Kerro ryhmätöiden toimintatapa tarkasti. Usein osallistavissa osuuksissa on helppo laittaa etäosallistujat samaan ryhmään. Osallistumisen maksimoimiseksi tieto siitä, ketkä esimerkiksi kuulevat virtuaalisessa päähuoneessa käydyn keskustelun, on merkittävä. Etäosallistuja ei usein pysty päättelemään, mihin ja mitä kautta hänen äänensä kuuluu.
• Pyri tasapuolisen kokemuksen mahdollistavaan tekniseen laatuun. Laadukkaan videokuvan saaminen kaikista osallistujista on toissijaista verrattuna siihen, että etäosallistuja voi luottaa saavansa äänensä kuuluviin tarvittaessa ja pystyy riittävällä tasolla seuraamaan keskustelua.

Kirjoittaja
Jukka Lehtoranta

Kuva: Pikwizard.com